En bilpolicy beskriver vad som gäller för företagets bilar, innan något händer. Här är de tolv punkter den bör täcka, och en mall som ni kan fylla i.
Finns reglerna bara i huvudet på ägaren, fungerar det tills något händer. Montören tar bilen till fjällen, en anställd slutar och vill behålla vinterhjulen, eller någon tankar för 2 000 kronor en söndag.
Då finns det inget skriftligt att hänvisa till.
Ett dokument som beskriver vad som gäller för företagets bilar: vem som får bil, vad bilen får användas till, vem som betalar vad och vad som händer när något går sönder.
Den kallas också tjänstebilspolicy, fordonspolicy eller förmånsbilspolicy.
Den behöver inte vara lång, men den ska vara skriftlig, känd av förarna och aktuell.
Det finns tre skäl.
Skatt. Får den anställda använda bilen privat vid fler än 10 tillfällen eller mer än 100 mil per år, är det en skattepliktig bilförmån. Känner föraren inte till gränserna, är de svåra att hålla.
Kostnader. Utan regler för vad drivmedelskortet får användas till blir varje köp ett eget beslut.
Tvister. Vem betalar självrisken? Den frågan ska vara besvarad innan skadan inträffar, inte efteråt.
Vilka bilar policyn gäller för, vem som fattar beslut, vem som godkänner och vem föraren ska kontakta.
Vilka roller som har rätt till bil, och vad som gäller under provanställning.
Tillåtna märken, modeller och drivmedel. Vad bilen måste ha, till exempel dragkrok, vinterhjul eller lastinredning, och vem som godkänner beställningen.
Sätt också en gräns för vad bilen får kosta. Det finns två sätt, välj det som passar hur ni räknar:
Följer ni redan upp totalkostnaden per bil, är det den gränsen som ska stå i policyn. Gör ni inte det är ett maxpris en bra början, och ni kan byta när ni har siffrorna.
Antal månader eller mil, och vilket av dem som gäller först.
Den viktigaste punkten. Får bilen användas privat, och i så fall hur mycket?
Ska bilen inte vara en förmån, får den privata användningen vara högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år. Går ni över någon av gränserna, är det en skattepliktig bilförmån. Resor mellan bostaden och tjänstestället räknas som privata.
Här ska det också framgå om bilen får tas hem, om familjemedlemmar får köra den och om den får köras utomlands.
Om körjournal krävs och hur den ska föras, inom hur många dagar föraren ska klassa sina resor och när månaden låses. Läs mer i guiden om vad Skatteverket kräver av en körjournal.
Vad drivmedelskortet får användas till och vad som är spärrat, beloppsgränser per köp och per månad, och om och hur laddning hemma ersätts.
Vilka belopp som kräver arbetsgivarens godkännande, vad som måste godkännas i förväg och hur snabbt kvitton ska lämnas in.
Vem som bokar, vilka verkstäder som ska användas och över vilket belopp ni vill ha en offert innan arbetet börjar.
Hur snabbt en skada ska anmälas, vem som betalar självrisken och vad som räknas som onormalt slitage.
Vem som betalar böter, parkering och trängselskatt. Betalar företaget trängselskatt för privata resor med förmånsbil, är det en skattepliktig förmån för den anställda.
Vad som ska lämnas tillbaka, till exempel kort, nycklar, laddkabel och vinterhjul, och om bilen får användas under uppsägningstiden.
Så här kan det låta i policyn. Exemplen är ur vår mall, och det inom hakparentes fyller ni i själva.
Parkering i tjänsten betalar företaget mot kvitto eller app. Privat parkering och parkeringsanmärkningar betalar föraren.
En anställd ansvarar för skador i tjänsten bara om det finns synnerliga skäl, enligt 4 kap. 1 § skadeståndslagen. Vill ni att föraren betalar självrisken vid vårdslöshet, skriv det både i policyn och i förarförbindelsen, så att föraren vet det innan något händer.
En elbil behöver samma tolv punkter som andra bilar, och dessutom ett stycke om laddningen. Bestäm vem som betalar elen hemma, vem som äger laddboxen och hur ni mäter hur mycket som laddas för tjänstekörning.
Laddning på arbetsplatsen är skattefri för den anställda. Regeln var tillfällig och blev permanent 1 juli 2026. Den gäller laddning vid en laddpunkt eller ett eluttag som arbetsgivaren har i anslutning till arbetsplatsen, men inte laddning vid bostaden. Betalar företaget el som inte är skattefri, räknas ett förmånsvärde ut för den privata körningen.
Förmånsvärdet för en elbil räknas på ett lägre nybilspris. För bilar i trafik från 1 juli 2022 sätts nybilspriset ned med 350 000 kronor för elbilar och 140 000 kronor för laddhybrider, men aldrig med mer än hälften. Hänvisa till Skatteverket i policyn i stället för att skriva in beloppen, så håller den sig aktuell.
En poolbil är en tjänstebil som flera delar på. Policyn behöver säga hur bilen bokas, vem som får boka och om den får tas hem över natten. Reglerna för privat körning gäller som för andra tjänstebilar, och resor mellan bostaden och arbetsplatsen räknas som privata. Tar någon hem bilen på kvällen och kör till jobbet nästa morgon, är båda resorna privata.
Körjournalen behöver visa vem som körde varje resa, annars går det inte att säga vems privata körning det var. Bestäm också att den som lämnar tillbaka bilen tankar eller laddar den, anmäler fel och skador och lämnar nyckeln på rätt plats.
Kör någon i tjänsten med sin egen bil, är det milersättning som gäller. Den skattefria milersättningen för egen bil är 25 kronor per mil 2026. Betalar ni mer, är det som överstiger lön, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Skriv i policyn hur mycket ni betalar, att ersättningen kräver en reseräkning med datum, sträcka och ärende, och vad som gäller för bilen: helförsäkrad eller halvförsäkrad, efter vad policyn säger.
Arbetsmiljöverket skriver att trafiksäkerhet ska vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på alla arbetsplatser, och att arbetsgivarens skyldigheter gäller även när någon kör egen bil i tjänsten.
Samlar ni in positionsdata, ska förarna, när uppgifterna samlas in, få information om bland annat varför uppgifterna samlas in, med vilken rättslig grund, hur länge de sparas och vilka rättigheter förarna har. Det följer av artikel 13 i dataskyddsförordningen (GDPR). Skriv in det i policyn.
Ett sätt att minska intrånget är att arbetsgivaren inte ser positionen för privata resor, bara sträckan. Står det i policyn, slipper ni ta samma diskussion med varje förare.
Är företaget bundet av kollektivavtal, ska ni enligt 11 § medbestämmandelagen förhandla med den arbetstagarorganisation som ni har kollektivavtal med innan ni beslutar om en viktigare förändring. Att införa positionering kan vara en sådan förändring.
En policy som ingen har läst är lika bra som ingen policy alls.
Skriv för föraren. ”Du får köra privat vid högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år” går att förstå. En tabell full av regler gör det inte.
Låt förarna kvittera. Med datum och underskrift för varje person. Då kan ni visa att varje förare har fått reglerna.
Bestäm när policyn ska ses över. Utan ett datum blir den sällan uppdaterad. Vi rekommenderar en gång om året.
Mallen täcker de tolv punkterna och mer, och är skriven för företag som sköter sina bilar själva. Fyll i det orange, stryk det som inte gäller er och låt förarna skriva under.
Ladda ner den som Word eller PDF. Vi har också mejlat en kopia, och hör av oss en gång för att fråga om den var till nytta.
För att skatt, kostnader och ansvar ska vara bestämda i förväg. Utan skrivna regler blir varje fråga ett eget beslut när den väl dyker upp.
Så kort att den blir läst. Vår mall är tio sidor med två bilagor, och ni stryker det som inte gäller er. Tyngdpunkten bör ligga på privat körning, körjournal, kostnader och skador.
En förarförbindelse med datum och underskrift visar att föraren har fått reglerna. Låt varje förare skriva under varje ny version. Mallen har en förarförbindelse som bilaga 1.
Vi rekommenderar en gång om året, och alltid när skattereglerna eller bilarna förändras.
Att den privata användningen får vara högst 10 tillfällen och högst 100 mil per år, och att resor mellan bostaden och tjänstestället räknas som privata.
Ja. Vår mall är gratis i Word och PDF, med 14 avsnitt, en förarförbindelse och en tabell över vem som betalar vad. Ni får den direkt här på sidan.
Nej, ingen lag kräver en bilpolicy. Men skattereglerna för privat körning gäller ändå, och Arbetsmiljöverket skriver att trafiksäkerhet ska vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. En skriftlig policy som förarna har kvitterat visar att reglerna är kända.
Samma tolv punkter som för andra bilar, och dessutom laddningen: vem som betalar elen hemma, vem som äger laddboxen, hur ni mäter och vad drivmedelskortet får användas till vid publik laddning. Laddning på arbetsplatsen är skattefri för den anställda, laddning vid bostaden är det inte.
Oftast ingen, det är två namn på samma dokument. Ordet tjänstebil används också om en bil som bara får användas i tjänsten, till skillnad från en förmånsbil som den anställda får köra privat. En bilpolicy bör täcka båda.
Hos Qubint styr bilpolicyn hur systemet fungerar: hur resorna klassas och när månaden låses, hur mycket privat körning som är tillåten och när ni får en varning, vilka utlägg som kräver godkännande och vad kortet får användas till. Förarna kvitterar policyn direkt i appen.
Läs om Pro ›Källor
Vad körjournalen ska innehålla, hur mycket en servicebil får användas privat och vad som händer om underlaget saknas.
Läs guiden ›Kör den anställda minst 3 000 mil i tjänsten med förmånsbilen under ett kalenderår, får ni sätta ned förmånsvärdet till 75 procent.
Läs guiden ›På 30 minuter går vi igenom hur ni sköter bilarna i dag, och visar vad Qubint kan sköta åt er.
Vi går igenom era bilar och visar Qubint.
Hämtar lediga tider…
Passar ingen tid?