En bilpolicy säger vad som gäller för firmans bilar, innan något händer. Här är de tolv punkter den behöver täcka, och en mall du kan fylla i.
De flesta firmor med bilar har ingen bilpolicy. Reglerna sitter i huvudet på ägaren.
Det funkar tills något händer. Montören tar bilen till fjällen. En anställd slutar och vill behålla vinterhjulen. Någon tankar för tvåtusen en söndag.
Då finns det inget att peka på.
Ett papper som säger vad som gäller för firmans bilar. Vem som får bil, vad bilen får användas till, vem som betalar vad, och vad som händer när något går sönder.
Den behöver inte vara lång. Den behöver vara skriven, känd av förarna och uppdaterad.
Tre skäl, i den ordning de gör ont.
Skatt. Privat körning i servicebil ska hålla sig inom ringa omfattning. Vet föraren inte vad det betyder är det svårt att hävda i efterhand.
Pengar. Utan regler för vad kortet får användas till blir varje köp ett eget beslut.
Bråk. Vem betalar självrisken? Den frågan ska besvaras före skadan, inte efter.
Vilka fordon policyn gäller. Vem som beslutar, vem som godkänner, vem föraren ringer.
Vilka roller som har rätt till bil. Vad som gäller under provanställning.
Tillåtna märken, modeller och drivmedel. Vad som måste ingå: dragkrok, vinterhjul, lastinredning. Vem som godkänner beställningen.
Sätt också en gräns för vad bilen får kosta. Två sätt, välj det som passar hur ni räknar:
Jobbar ni redan med TCO per bil är det den gränsen som ska stå i policyn. Gör ni inte det är maxpris en bra början, och sedan kan ni byta när ni har siffrorna.
Antal månader eller mil. Vad som utlöser bytet först.
Den viktigaste punkten. Får bilen köras privat, och hur mycket?
För servicebil gäller ringa omfattning. Högst 10 gånger och totalt 100 mil per år. Båda gränserna samtidigt.
Här hör också hemma: får bilen tas hem, får frun köra, får den köras utomlands.
Om journal krävs. Hur den förs. Inom hur många dagar föraren ska klassa sina resor. När månaden låses. Läs mer i guiden om vad Skatteverket kräver av körjournalen.
Vad kortet får användas till. Vad som är spärrat. Beloppsgränser per köp och per månad. Om laddning hemma ersätts, och hur.
Vilket belopp som kräver ett ja från chefen. Vad som måste godkännas i förväg. Hur snabbt kvitton ska in.
Vem bokar. Vilka verkstäder som gäller. Över vilket belopp du vill se en offert innan jobbet börjar.
Hur snabbt en skada ska anmälas. Vem betalar självrisken. Vad som räknas som onormalt slitage.
Vem betalar vad. Fortkörningsböter är alltid förarens. Parkering och trängselskatt behöver du bestämma.
Vad som lämnas tillbaka: kort, nycklar, laddkabel, vinterhjul. Och om bilen får användas under uppsägningstiden.
Samlar du in position ska förarna få veta vad som registreras och varför, innan du slår på det. Det följer av GDPR. Skriv in det i policyn.
En vanlig lösning: positionen för privata resor visas inte för arbetsgivaren, bara sträckan. Står det i policyn slipper du ta diskussionen en gång per förare.
Har firman kollektivavtal kan införandet behöva förhandlas.
En policy ingen läst är samma sak som ingen policy.
Skriv för föraren. "Du får köra privat högst 10 gånger och 100 mil per år" går att förstå. En tabell med regler gör det inte.
Låt förarna kvittera. Ett datum och en signatur per person. Det är det enda som håller om frågan kommer upp.
Sätt ett datum för översyn. En gång om året räcker. Utan datum blir den aldrig uppdaterad.
Mallen täcker de tolv punkterna och är skriven för firmor med fem till femtio bilar. Fyll i, stryk det som inte gäller dig, och låt förarna kvittera.
Nej, ingen lag kräver det. Men utan den blir skatt, kostnader och ansvar svårt att hantera.
Tre till fem sidor räcker för de flesta. Det viktiga är privat körning, körjournal, kostnader och skador.
Inget krav. Men det är enda sättet att visa att de fått reglerna. En kvittens per person och version.
En gång om året. Och alltid när skattereglerna eller flottan ändras.
Att den ska hålla sig inom ringa omfattning. Högst 10 gånger och 100 mil per år, båda gränserna samtidigt. Och att resan till jobbet räknas som privat.
Reglerna styr vad kortet får användas till, vad föraren ser i appen och när du får en varning. Förarna kvitterar policyn i appen.
Två guider till om bilarna i firman.